Sabe-se que a melhoria de processos de negócio é desempenhada no sentido de eliminar problemas, reduzir custos e tempo, documentar e atualizar o processo ao cenário atual da empresa, padronizando e adequando-o às suas necessidades. Entretanto, o problema levantado no Trabalho de Conclusão de Curso (TCC), dos acadêmicos de Sistemas de Informação Filipe Renan Kohls e Rafael Radünz, foi o de identificar de qual forma o novo processo, em conjunto com as boas práticas da ITIL, poderá contribuir com a empresa para melhor alocação dos recursos financeiros e humanos.

O objetivo do estudo foi definido como sendo a melhoria do processo de venda, através da implantação das boas práticas da ITIL, em conjunto com a ferramenta BPMS SmartShare. Visando o melhor aproveitamento do software para com a empresa, a Ricohpel Soluções Corporativas, de Horizontina, foi possível estudar o antigo processo, remodelá-lo e colocá-lo em prática, melhorando o controle sobre mesmo, procurando reduzir o tempo total empregado entre o primeiro contato com o cliente até a finalização do pedido de venda. Foram analisados a forma de trabalho da empresa, modelando o processo As Is com as informações coletadas, e com base neste, posteriormente foi modelado o processo To Be. “Disponibilizamos a  ferramenta aos colaboradores que passaram então a utilizar esta nova forma de realizar vendas. Com isso, a empresa passou a ter total controle sobre seus processos e colaboradores, como também tem agora uma documentação do mesmo, o qual poderá ser modificado sempre que se julgar necessário, adequando-o a situação atual da empresa”, explica Kohls.

Com o desenvolvimento deste trabalho, os acadêmicos perceberam a importância da área da Tecnologia da Informação no contexto empresarial, a qual, segundo eles, precisa estar alinhada aos objetivos do negócio, fornecendo os controles necessários. “Neste caso específico, o controle sobre seus processos, a partir do qual a empresa poderá eliminar gaps, diminuir custos desnecessários e trabalhar continuamente para melhorar a eficiência dos seus colaboradores em relação ao processo, além de ter a documentação sobre o mesmo”, enfatiza Radünz.

O problema  

Com a aplicação do novo processo na empresa, foi possível aplicar as alterações em relação a papeis e tarefas presentes na situação atual que havia sido levantada, maximizando a alocação de pessoal nas tarefas, mitigando dessa forma qualquer tipo de desperdício.

Os acadêmicos concluíram que a remodelação do processo de venda de equipamentos foi bem sucedida, pois foi de encontro aos objetivos da empresa, atendendo as suas expectativas, obtendo aprovação geral dos colaboradores envolvidos. Segundo eles, a partir da realização deste trabalho, a empresa obteve várias vantagens, entre elas: o controle do processo; a possibilidade de consultar e gerar a documentação do processo em qualquer momento do mesmo; como também, melhorá-lo de forma contínua; acompanhar em tempo real o que está acontecendo com as propostas/vendas; e também, gerar relatórios e tirar indicadores dos fluxos, para então, tomar decisões visando o melhor para a empresa.

O TCC foi apresentado na terça-feira, 20. A banca examinadora foi composta por: M.Sc. Denise da Luz Siqueira (Orientadora), M.Sc. Marcelo Fábio Ohlweiler, M.Sc. Tiago Luis Cesa Seibel e M.Sc. Priscila Guarienti.